廣西工程職業(yè)學(xué)院校長辦公室關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范校長辦公會(huì)議題有關(guān)事項(xiàng)的通知

　　桂工程校辦〔2020〕12號(hào)

校屬各單位：

　　為進(jìn)一步規(guī)范校長辦公會(huì)會(huì)議制度，完善校長辦公會(huì)議題上會(huì)程序，提高會(huì)議效率，根據(jù)《關(guān)于印發(fā)廣西工程職業(yè)學(xué)院工作議事規(guī)則的通知》(桂工程院〔2017〕31號(hào))精神及要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下。

　　一、議題報(bào)送

　　(一)報(bào)送原則

　　需上會(huì)研究的議題，應(yīng)根據(jù)校長辦公會(huì)的議事范圍，遵循“分類、歸口、集中”原則，對議題內(nèi)容進(jìn)行分類，按工作職能歸口，由牽頭職能部門或歸口單位準(zhǔn)備議題相關(guān)材料并報(bào)送議題。

　　(二)報(bào)送時(shí)間

　　校長辦公會(huì)原則上每周召開一次，一般安排在每周二下午進(jìn)行。議題提交單位應(yīng)于會(huì)議召開前一周的星期五下午下班前將紙質(zhì)版材料和電子版材料報(bào)送至校長辦公室。

　　(三)報(bào)送程序

　　1.各單位擬向校長辦公會(huì)匯報(bào)的議題，應(yīng)按要求填寫《廣西工程職業(yè)學(xué)院校長辦公會(huì)議題審批表》(詳見附件)，同時(shí)附上匯報(bào)材料。所附匯報(bào)材料要主題明確、簡明扼要，重點(diǎn)應(yīng)匯報(bào)議題的核心內(nèi)容和需會(huì)議研究確定事項(xiàng)，經(jīng)主辦單位負(fù)責(zé)人審核并簽字;

　　2.由議題提出單位將《廣西工程職業(yè)學(xué)院校長辦公會(huì)議題審批表》報(bào)請分管校領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。涉及多個(gè)職能部門的議題，議題提出單位應(yīng)就議題需要解決的相關(guān)問題，會(huì)議前主動(dòng)與涉及單位進(jìn)行溝通、協(xié)商，形成統(tǒng)一意見。協(xié)商中如有分歧意見時(shí)，由議題提出單位就涉及單位不同意見及相關(guān)理據(jù)同時(shí)列附在議題材料后一并報(bào)送分管校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，并確定是否提交校長辦公會(huì)研究。凡未經(jīng)協(xié)商或經(jīng)過協(xié)商沒有形成書面協(xié)調(diào)意見的議題，校長辦公室原則上不予接收;

　　3.議題提出單位負(fù)責(zé)人將分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后的《廣西工程職業(yè)學(xué)院校長辦公會(huì)議題審批表》和相關(guān)材料一并交至校長辦公室，由校長辦公室登記會(huì)議議題、整理相關(guān)資料，并提交校長或會(huì)議主持人審定;

　　4.議題確定后，校長辦公室在會(huì)前2天將議題涉及的會(huì)議材料送達(dá)各校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員。各參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在與會(huì)前認(rèn)真審閱有關(guān)材料，以提高議事質(zhì)量和效率。涉密議題會(huì)議材料，可在開會(huì)現(xiàn)場分發(fā);

　　5.召開會(huì)議。

　　二、議題內(nèi)容

　　(一)政策性、規(guī)范性文件的議題。政策性、規(guī)范性文件的議題應(yīng)包括文件草案和起草說明。起草說明一般應(yīng)包括四方面內(nèi)容：1.起草該文件的法律、政策依據(jù)；2.文件的研究討論過程；3.文件的基本結(jié)構(gòu)和主要內(nèi)容；4.重要條款的說明及提請研究的問題。

　　(二)傳達(dá)貫徹相關(guān)重要會(huì)議精神的議題。一般應(yīng)包括三方面內(nèi)容：1.會(huì)議主要精神；2.學(xué)校貫徹落實(shí)意見；3.提請會(huì)議研究解決的問題和決策備選方案。

　　(三)其他重要事項(xiàng)的議題。其他重要事項(xiàng)的議題一般應(yīng)包括四方面內(nèi)容：1.背景資料，包括基本情況和政策依據(jù)、上級(jí)有關(guān)要求；2.該項(xiàng)工作現(xiàn)狀及協(xié)調(diào)過程中提出的意見；3.提請研究解決的主要問題；4.議題提出單位的明確意見或傾向性意見。如有兩個(gè)以上決策備選方案，需要寫明各自的優(yōu)缺點(diǎn)，并作出排序，最佳推薦方案列為“方案一”。

　　三、議題審核

　　(一)議題提交單位提交會(huì)議審議的材料應(yīng)做到材料齊全、文種正確、格式規(guī)范。校長辦公室要對議題內(nèi)容、格式進(jìn)行初審把關(guān)，并提出明確意見。對內(nèi)容不全、文字表述不準(zhǔn)確、格式不規(guī)范、意見不明確、沒有涉及單位意見或其他未按要求辦理的議題，可以直接退回相關(guān)單位，由議題提交單位修改完善；

　　(二)議題材料應(yīng)由所涉單位負(fù)責(zé)人及分管校領(lǐng)導(dǎo)審閱并在首頁簽字；

　　(三)校長辦公室根據(jù)議題報(bào)送的時(shí)間、數(shù)量、緊急程度排出當(dāng)次校長辦公會(huì)議題清單，呈校長或會(huì)議主持人審定。

　　四、議題匯報(bào)及決議流程

　　1.提交校長辦公會(huì)的議題，一般在召開會(huì)議時(shí)先聽取議題提交單位負(fù)責(zé)人匯報(bào)，再聽取分管校領(lǐng)導(dǎo)意見;涉及多個(gè)職能部門的議題，議題提交單位負(fù)責(zé)人匯報(bào)完畢后，相關(guān)單位負(fù)責(zé)人可進(jìn)行補(bǔ)充匯報(bào)，再聽取分管校領(lǐng)導(dǎo)意見;

　　2.其他校領(lǐng)導(dǎo)依次發(fā)表意見；

　　3.會(huì)議主持人總結(jié)，形成決議；

　　4.校長辦公室根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要并由校長審核簽發(fā)。

　　五、注意事項(xiàng)

　　(一)議題提交單位負(fù)責(zé)人匯報(bào)時(shí)主要匯報(bào)議題的核心內(nèi)容和需會(huì)議研究確定的內(nèi)容，匯報(bào)材料要簡明扼要，突出重點(diǎn)。

　　(二)涉及數(shù)據(jù)、清單、對比方案、上級(jí)精神、兄弟院校做法和文件、制度條款等資料，應(yīng)以圖片、文字等形式列為附件;對意見、辦法等規(guī)范性文件或其他篇幅較長、難以壓縮的材料，應(yīng)以“說明”形式匯報(bào)并附上正文。所涉材料可通過PPT課件形式展示和說明

　　(三)議題材料需符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T 9704—2012)要求，用A4紙雙面打印，超過1頁的需自行添加頁碼。

　　(四)一項(xiàng)議題匯報(bào)時(shí)間一般不超過5分鐘，重要議題不超過10分鐘。

　　(五)會(huì)議時(shí)間確定后收到的議題以及未辦理完審批手續(xù)的議題，除特殊緊急議題并經(jīng)校長或會(huì)議主持人同意外，原則上不列入當(dāng)次會(huì)議研究范圍。

　　附件：廣西工程職業(yè)學(xué)院校長辦公會(huì)議題審批表
 

　　                                                                                廣西工程職業(yè)學(xué)院校長辦公室

　　                                                                                        2020年6月10日
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